Выбираем площадку для проведения мероприятия

Статьи

Выбор подходящей площадки – важнейший организационный этап при подготовке к проведению любого праздничного, торжественного или делового мероприятия. Чтобы решить эту задачу оптимальным образом, нужно учитывать ряд ключевых факторов, описанных ниже.

Главные принципы выбора площадки

Чтобы площадка в полной мере соответствовала всем особенностям проводимого на ней мероприятия, при ее выборе необходимо учитывать следующие факторы:

  • формат проводимого мероприятия;
  • максимальное число участников;
  • располагаемый бюджет.

При поиске мест для различных мероприятий в Новосибирске полезно изучить каталог https://novosibirsk.arendazala.net/. Специалисты советуют бронировать площадку приблизительно за три-шесть месяцев до начала мероприятия. За этот срок можно успеть определить промежуточные дедлайны, выполнить все подготовительные работы и провести маркетинговую компанию. Однако здесь нужно сделать поправку на характер события. При планировании грандиозного мероприятия (к примеру, ежегодной конференции или новогоднего корпоратива) приступать к подготовке можно и раньше – за семь-восемь месяцев.

Ключевые критерии выбора площадки

Поиск места для проведения мероприятия – весьма ответственная задача. При ее решении нужно руководствовать следующими критериями:

  • Стоимость. Это самый важный критерий. Обычно при планировании мероприятий первым делом определяется размер бюджета, увеличение которого в дальнейшем не приветствуется. Поэтому важно уложиться в выделенную сумму.
  • Местонахождение. При проведении корпоратива площадка должна располагаться максимально близко к месту работы. На крупномасштабное событие, куда прибудут гости со всей страны и даже из-за рубежа, желательно арендовать площадку поблизости от аэропорта или вокзала.
  • Вместимость. Нужно предварительно определиться с количеством гостей на мероприятии, чтобы обеспечить их комфорт и безопасность. Если зал рассчитан на пятьсот мест, то разместить в нем семьсот человек не удастся.
  • Еда и напитки. Этот критерий особенно важен в том случае, если планируемое мероприятие будет продолжаться долгое время. На деловой встрече достаточно обойтись обычным фуршетом. Если же запланировано торжественное мероприятие по случаю корпоратива, юбилея или свадьбы, то разнообразие блюд должно быть более обширным.

При выборе площадки для любого мероприятия нужно заботиться об обеспечении максимального удобства для каждого участника. Приведенные выше рекомендации позволяют учесть все нюансы организационной работы.

1nsk