Как правильно составить заявку на канцелярские товары для предприятия

08.05.2020 08:46 Поделиться:

Как оформить заявку на канцтовары в офисе – таким вопросом регулярно задается ответственное лицо, на плечи которого возлагается данная обязанность. В итоге все сотрудники должны быть обеспечены необходимыми принадлежностями, обеспечивающими качественную и комфортную работу, но без превышения установленного бюджета на расходы. С первого взгляда задача эта кажется достаточно сложной, а потому стоит придерживаться определенных рекомендаций для того, чтобы и руководитель, и его подчиненные остались удовлетворенными.

Какими бывают заявки на канцелярию для офисного помещения. Чем внешняя заявка отличается от внутренней – особенности заполнения

Для того чтобы понять, как написать заявку на канцтовары, необходимо ежемесячно заполнять заявку. Затруднение для многих заключается в том, что какого-либо особого шаблона для ее составления не существует, как написать заявку на канцтовары по образцу, никто точно не скажет, а потому каждая компания вынуждена заниматься ее разработкой самостоятельно.

Составляя такую документацию, следует предварительно выбрать, к какому обороту она будет относиться – внешнему или внутреннему.

Первый вариант требуется для того, чтобы оформить заказ у непосредственного поставщика, второй заключается в обращении секретаря или какого-либо другого ответственного лица в отдел снабжения.

Все внутренние заявки на канцелярию делятся на два типа:

  • на приобретение товаров рассматриваемого назначения;
  • на предоставление товара со складского участка.

Как правило, ответ на вопрос, как оформить заявку на канцтовары, стандартен: чаще составляется документ внутреннего типа, однако в отдельных ситуациях, когда выясняется, что необходимых изделий нет в наличии, либо их ассортимент недостаточно разнообразен, дополнительно составляется служебная записка с просьбой о приобретении необходимых принадлежностей.

Если у поставщика на складе имеются нужные товары, то в составлении бумаги для внешнего пользования нет никакого смысла, так как в этом случае вполне можно обойтись внутренней заявкой.

Для того чтобы понять, какой именно ассортимент требуется в конкретный офис, ответственное лицо должно выявить потребности сотрудников, если потребуется – организовать своеобразную ревизию, по итогам которой можно собрать общую информацию и внести ее в бланк заявки канцтоваров, который далее подается на подпись руководству.

Отдельные компании используют для аналогичных целей служебную записку, которая от традиционной заявки на канцтовары в офис несколько отличается. Суть они отражают одну и ту же: содержат перечень необходимых товаров.

Как оформить внутреннюю заявку на канцтовары в офисе

Для того чтобы составить внутреннюю заявку на канцтовары для организации, необходимо воспользоваться тем образцом, который имеется на предприятии. Однако существует перечень пунктов, которые следует учесть в обязательном порядке, независимо от того, какая форма заявки на канцтовары будет выбрана в итоге.

В первую очередь, необходимо указать должность и ФИО того сотрудника, который выступает в качестве адресата и будет в итоге получаетелем документа. Лицо, формирующее обращение, также должно быть обозначено обязательно.

Цель составления – еще один пункт, именно по нему определяется назначение документа – «на закупку материалов» или «на получение материалов со складского помещения».

В нижней части документа следует указать регистрационный номер документа и дату, на которую осуществляется оформление записки.

Подпись ответственного лица указывается только с расшифровкой.

В идеале следует приложить таблицу, включающую перечень необходимых принадлежностей и предметов канцелярии, либо такой список следует оформить, как отдельное приложение.

Закупка канцтоваров для офиса: правила оформления внешней заявки на канцтовары

Образец заявки на приобретение канцтоваров также рекомендован для составления в табличной форме. В перечень необходимо включить наименования нужных вещей и их точное количество. Задача облегчается тем, что для составления можно использовать специальные компьютерные приложения, после чего готовый документ достаточно просто распечатать.

Главное отличие внешней заявки от внутренней заключается в том, что в нижней части такого документа в обязательном порядке указывается подпись не только заявителя, но и непосредственного руководителя того предприятия, которое должно обеспечить выдачу необходимой канцелярии в том объеме, которого должно хватить на определенный срок всем представителям компании, начиная от руководства и заканчивая персоналом.

Составление внешней заявки на приобретение канцтоваров основывается на нормах потребления, которые обозначаются на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Существуют также усредненные нормативы, установленные действующим законодательством, основываясь на этих сведениях, можно планировать бюджет заблаговременно и нормировать расходы конкретной компании, используя такой документ в качестве своеобразного ориентира.

Автор: Роман Фандорин

Просмотры: 0

Популярные новости Новосибирска

Популярное

Сетевое издание «1НСК» (16+).

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ № ФС 77 - 67937 от 06.12.2016 г.

Учредитель: Харитонов Константин Николаевич.
Главный редактор: Чухутова Мария Николаевна.
Телефон редакции: 8 (937) 396-77-86.
Электронный адрес редакции: redactor@1nsk.ru.
Контактные данные для Роскомнадзора и государственных органов: redactor@1nsk.ru.
Для рекламодателей: adv@1nsk.ru.
Яндекс.Метрика