Большинство компаний перешло на электронный документооборот (ЭДО), где для подписания требуется
электронная подпись (ЭП/ЭЦП). Они бывают разные: одни необходимы для аутентификации в системе, другие позволяют оформлять бумаги внутри организации. Рассказываем, какие виды ЭП существуют, и для чего пригодится каждая из них.
Электронная подпись – это способ аутентификации, обеспечивающий подлинность и целостность документа или входа. Она используется для проверки неизменности данных после подписания и удостоверения в заверении конкретным лицом или организацией.
Выделяют три типа ЭП:
-
простая электронная (ПЭП),
-
усиленная неквалифицированная (НЭП),
-
усиленная квалифицированная (КЭП).
ПЭП
Простая электронная подпись представляет собой цифры или пароли из СМС или всплывающих уведомлений, которые приходят для подтверждения переводов, авторизации или регистрации на сервисах. В отличие от двух других типов, её не нужно оформлять специально: она привязана к почте или номеру телефона.
ПЭП автоматически создаётся программой, когда пользователь вводит данные для входа или совершения иных действий.
Такой способ удобен в применении благодаря простоте использования, низкой стоимости внедрения и поддержки (не требуется сложной инфраструктуры или специального оборудования). Сервис подписания документов F.Doc, оформляет ПЭП онлайн, для подписания вам понадобится только смартфон.
Главный минус – злоумышленники могут воспользоваться подписью, если получат доступ к вашему телефону, или вы самостоятельно сообщите им код.
Чаще всего ПЭП используют в малых компаниях или для доступа к личным аккаунтам в онлайн-сервисах, таких как почта или социальные сети.
НЭП
Для создания неквалифицированной электронной подписи требуется специальное оборудование для считывания и проверки биометрических данных. Это непростая операция, поэтому обслуживание НЭП дороже по сравнению с ПЭП.
Для создания используют криптографические программы, предназначенные для зашифровки данных. Она выдаётся конкретному человеку, и в приложении отображается вся история изменений: кто подписал документ, когда, какие действия произошли после этого.
НЭП представляет собой информацию, которая хранится на специальной флешке (токене) или в облачном хранилище. Если пользователю предоставляют токен, он должен вставлять его в компьютер в нужный момент, а в случае работы с облаком ему следует ввести логин и пароль. Некоторые государственные сервисы используют облачные хранилища для работы с гражданами во внутренних системах.
Неквалифицированная подпись обладает большей защитой, чем простая.
Главное преимущество – высокий уровень безопасности, основанный на биометрической информации. Как следствие, её сложно подделать. Недостатком являются дополнительные шаги аутентификации, занимающие большее количество времени, а также необходимость специального оборудования.
НЭП применяют для договоров и заявлений, особенно популярно это стало в условиях удалённой работы. Также она часто используется в банковских и государственных учреждениях, требующих высокого уровня защиты данных и конфиденциальной информации.
КЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись – самый безопасный вариант. Она используется в работе со всеми видами документов и для любой авторизации. Ключ проверки указан в специальном сертификате, который совместно с закрытым ключом увеличивает защиту и скорость считывания информации (номера сертификата, кода для идентификации, сведений о подписанте и компании, выдавшей КЭП).
Право на предоставление услуги имеют только те центры, у которых есть аккредитация ФСБ РФ и Минкомсвязи.
Главный плюс квалифицированной подписи – асимметричное шифрование. Оно повышает уровень защиты, поэтому вероятность подделки практически нулевая.
Также она подходит для передачи крупных объемов данных. Минусы те же, что и у НЭП: необходимость специального оборудования и дополнительные шаги авторизации.
Благодаря высокому уровню безопасности КЭП используют не только внутри фирм, но и при совершении сделок банковском и финансовом секторах, электронной коммерции и государственных структурах, для участия в торгах, подаче документов в суды.
Усиленная подпись не имеет ограничений в применении, в последние годы области её использования становятся больше. Компании практически полностью убирают из своей работы бумажный документооборот, потому что его можно заменить электронным. Это сокращает временные и финансовые издержки.
Каждый тип ЭП имеет свои сильные и слабые стороны, и выбор определенного вида зависит от требований безопасности, доступности ресурсов и контекста использования. Например, самозанятые могут выбрать соответствующий тариф на сервисе https://fdoc.ru/tariffs, который предназначен для одного пользователя. В то время как для крупных компаний подойдёт другое предложение, отвечающее их требованиям, таким как запрос документов у клиентов, верификация по паспорту или многосторонняя подпись.